今天給大家?guī)?lái)目前行業(yè)文書(shū)檔案整理的一些標(biāo)準(zhǔn)和要求以及相應(yīng)的細(xì)節(jié)。
1、執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn):檔案整理執(zhí)行《歸檔文件整理規(guī)則》(DA/T22—2015)、十號(hào)令。
2、整理原則:遵循文件的形成規(guī)律,保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)分不同價(jià)值,便于保管和利用。
3、質(zhì)量要求:
1)歸檔文件應(yīng)齊全完整。已破損的文件應(yīng)予修整,字跡模糊或易退變的文件應(yīng)予復(fù)制。
2)整理歸檔文件所使用的書(shū)寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。
4、整理方法:
(1)裝訂:歸檔文件應(yīng)按件裝訂。裝訂時(shí),正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,復(fù)制件在后;轉(zhuǎn)發(fā)文在前,被轉(zhuǎn)發(fā)文在后;來(lái)文與復(fù)文作為一件時(shí),復(fù)文在前,來(lái)文在后。
(2)分類:歸檔文件采用年度—機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)—保管期限進(jìn)行分類。同一全宗應(yīng)保持分類方案的穩(wěn)定。具體方法:
年度:將文件按其形成年度分類。
保管期限:將同一年度的文件按照《各類文件材料歸檔和保管期限表》劃定保管期限(永久、30年、10年)。
機(jī)構(gòu)(問(wèn)題): 將同一年度、同一期限的文件按其形成或承辦機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)分類。
(3)排列:歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi),按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度等排列。會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列。
(4)編號(hào):歸檔文件應(yīng)依分類方案和排列順序逐件編號(hào),在文件首頁(yè)上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。歸檔章設(shè)全宗號(hào)、年度、保管期限、件號(hào)等必備項(xiàng)。見(jiàn)圖
(5)編目:編寫各類索引目錄:總目錄、歸檔文件目錄。
歸 檔 文 件 目 錄
件號(hào) | 責(zé)任者 | 文號(hào) | 題 名 | 日期 | 頁(yè)數(shù) | 備注 |
圖2 歸檔文件目錄式樣
圖3 歸檔文件目錄封面式樣
(6)裝盒:將歸檔文件按室編件號(hào)順序裝入檔案盒,并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表項(xiàng)目。
A=B=C=20,30,40mm等
圖4a 檔案盒封面式樣及規(guī)格 (單位:mm)
(單位:mm)
圖4b 檔案盒盒脊式樣 圖4c 檔案盒底邊式樣
圖5 備考表式樣 (單位:mm)
以上就是本期的內(nèi)容啦,我們公司是嚴(yán)格按照規(guī)定和要求檔案整理,如有檔案需求請(qǐng)抓緊聯(lián)系我們。