檔案管理系統(tǒng)應具備檔案的綜合管理功能。系統(tǒng)涉及的范圍應涵蓋檔案管理活動中需要用計算機進行管理或處理的所有環(huán)節(jié),包括對檔案數(shù)字化工作中的掃描、數(shù)據(jù)轉換、修版、文字識別(OCR)、正文錄入、校對、著錄、審核等處理環(huán)節(jié)的管理功能;文件或材料收集;檔案整編(數(shù)據(jù)采集、類目設置、分類排序、數(shù)據(jù)校檢、目錄生成、數(shù)據(jù)統(tǒng)計、打印輸出等基本功能,并能實現(xiàn)根據(jù)主題詞(或關鍵詞)及分類號自動標引的功能);檢索查詢;借閱管理;檔案利用;檔案編研;輔助實體管理(包括對檔案征集、接收、移交以及檔案鑒定、密級變更等進行相應的管理或處理)。
主要功能一是通過與公文管理子系統(tǒng)的連接實現(xiàn)綜合辦公系統(tǒng)的收、發(fā)文在流轉結束后進行預歸檔,通過系統(tǒng)提供的數(shù)據(jù)接口,將需要歸檔的信息傳輸至檔案管理系統(tǒng)。二是通過對已有館藏文書檔案、科技檔案、財務檔案、聲像檔案、照片檔案、人事檔案和實物檔案等的數(shù)字化,實現(xiàn)檔案的全面自動化管理和提供不受用戶站點限制的網絡查詢利用服務。