一、收集
收集工作作為檔案管理的第一個步驟,由于涉及到最后檔案的歸檔的齊全完整和有效利用,目前將其劃分為兩個步驟:文件判斷和確定期限。
1、文件判斷。文件判斷主要是對于現(xiàn)有文件的歸檔范圍進行確定,首先需要與各單位進行溝通和深入調(diào)研,根據(jù)實際情況劃定合理的歸檔范圍。
2、確定期限。根據(jù)文件的使用頻率,重要程度等劃分對應(yīng)的保管期限,根據(jù)不同的保管期限進行相應(yīng)的管理,主要體現(xiàn)在年度鑒定和保管期限到期后的銷毀工作上。
二、分類
歸檔文件范圍和保管期限表上對于各類檔案進行了細致的劃分,應(yīng)對照表格對于收集文件進行類別的劃分。
三、編制頁碼
注意編制頁碼的時候不漏頁、不重頁,案卷封面、卷內(nèi)目錄、備考表不編頁碼,卷內(nèi)文件在右上角開始標號,從“001”開始,遇有正反雙面在反頁左上角標出。
四、裝訂
用不銹鋼釘逐件裝訂或者組卷裝訂,避免生銹腐蝕文件。
采用三孔一線(雙股線)左側(cè)裝訂(或右側(cè)裝訂),三孔間距應(yīng)均勻,線繩松緊適度,無壓字,無漏頁。
五、排序
對于同一類別的文件按照時間的先后順序排列。
六、檔案標識
對于排列好的文件依次標出檔號,做到不重復(fù),不斷號,保持檔案編號的自然連續(xù)性。
七、著錄
著錄是指對檔案內(nèi)容和形式特征進行分析、選擇和記錄的過程,著錄是為了滿足檢索查找提供利用的需要。
八、裝盒
即同“組卷”,將具有相同聯(lián)系的文件放置在同一盒子里,對于案卷(盒子)進行編號。 案卷除包含排列好的文件外還應(yīng)包括案卷封面和備考表,案卷封面反映文件內(nèi)容,備考表則對于案卷組卷情況進行說明,包括案卷包內(nèi)容,日常使用、變更情況,組卷時間,組卷人和審核人等。案卷封面置于文件前面,備考表置于文件之后,二者不進行頁碼的標識。
九、打印目錄
包括卷內(nèi)文件目錄和案卷目錄,注意按照文件的保管期限進行區(qū)分匯總。
十、編制檢索工具
對于準備好的各類目錄進行整理,編制目錄匯總表,提供日常利用。
檔案整理流程圖
檔案數(shù)字化,又稱數(shù)字化加工或數(shù)字化轉(zhuǎn)換,是指通過一定的技術(shù)手段將存儲于傳統(tǒng)載體上的、以模擬形態(tài)存在的檔案信息轉(zhuǎn)化為以數(shù)字形態(tài)存在的、計算機可以識別和處理的信息的過程??梢赞D(zhuǎn)換為數(shù)字化信息的檔案類型包括紙質(zhì)檔案、照片檔案、錄音檔案、錄像檔案、實物檔案等,轉(zhuǎn)換之后的數(shù)字信息可以有文本、圖形、圖像、音頻、視頻等多種媒體格式。
檔案數(shù)字化流程圖